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(一)综合管理岗

1.负责教务处公章、钢印;

2.教务处工作人员的培训、考勤管理(签到表、QQ群签到、请销假、学校及其他会议考勤)、考核、评优工作;

3.负责收发文及函件处理,处内报刊、杂志、资料的征订、分发工作;

4.各类会议通知、安排。OA系统各项公务的处理(处理情况存档)、督导室反馈处理及提交;

5.各类统计、信息报表、信息报送等工作;

6.协调组织教务处承办的各类会议和重要活动,安排组织教务会议(内、外)并形成会议纪要;

7.财务预算、决算有关工作;

8.对外接待与服务工作,校内部门间联络,协调督促各科室落实教务处工作计划和领导布置的有关工作;

9.负责教务包干经费使用和管理(报账员),固定资产造册登记、管理,办公设备的维修与管理;

10.安排节假日值班,协助领导做好计划生育、工会、妇女、青联、群众等相关工作,关心处内员工生活福利等;

11.领导教材管理工作;

12.爱卫会及部门内卫生工作;

13.处内人员信息表变更、发布(每学期期初发布一次);

14.牵头做好教务处的档案管理工作,重点负责各类会议、函件及经费等行政事务的档案管理;

15.负责提醒并收集部门人员的年底总结计划,形成部门的年度总结及计划;

16.做好领导交办的其他工作。

(二)教学运行岗:

1.学校校历

(1)制定学校校历(每年5月份按学年制定);

(2)OA系统全校发布(协同学校办公室每年3月份发布);

(3)学校官方网站、教务处网站发布(协同学校办公室、教务处实践教学办公室每年3月份发布);

(4)山东商务职业学院服务号微信推送校历(协同网络中心每年3月份发布)。

2.学校课程

(1)课程编排(协同八院两部)

每年4月份、8月份(新生)和10月份

①全校教师教辅人员信息变更(每年3月份和9月份);

②学期公共选修课申报、审核、汇总、存档(每年6月份和9月份);

③制定学期劳动周安排;

④审核学期理论、实践开课计划;

⑤确认学期开课变更申请;

⑥公布学期开课计划、制定学期教学任务;

⑦公布学期实训周安排、劳动周安排;

⑧审核学期教学任务;

⑨统筹全校理论课程编排;

⑩学期公共选修课录入、编排;

11全校学期课程调整、审核。

(2)课程设置(协同八院两部)

每年4月份、8月份(新生)和10月份

①公共选修课设置;

②限选课、体育选项课、分级教学课设置;

③正选学分上限与门数上限设置;

④正选人数上限设置;

⑤选修课测试。

(3)学生选课(协同八个二级学院,老生当前学期、新生开学第一周)

①学生网上选课结果统计、补退选工作;

②学生网络课程选课结果统计、补退选工作;

③教务处网站公示补退选学生名单(协同教务处实践教学办公室发布)。

(4)通知发布

①学校官方网站、教务处网站发布选课安排通知(协同学校办公室、教务处实践教学办公室,老生当前学期、新生开学第一周发布);

②学校官方网站、教务处网站全院课表发布(协同学校办公室、教务处实践教学办公室每年5月份、9月份(新生)和10月份);

③OA系统发布课程通知(协同学校办公室);

④山东商务职业学院服务号微信推送课表(协同网络中心向教师和学生同时推送);

(5)相关文件

①管理岗位新机制职工兼职授课申请收交、汇总、报送人事处(每年1月份和7月份);

②兼职兼课教师续聘备案收交、汇总、报送人事处(每年1月份和7月份);

③兼职兼课教师审批表收交、汇总、报送人事处(每年1月份和7月份);

④学期课程统计情况收交、汇总、存档(每年5月份和10月份);

⑤学期课程安排主要问题收交、汇总、汇报,向学校有关部门提出教学需求(每年5月份和10月份)。

3.调停课

(1)参照《调停课管理办法》严格执行;

(2)调停课情况统计、OA公示(协同学校办公室每四周公布一次);

(3)对二级院部实行调课总量控制,超过允许调课率OA公示(协同学校办公室公布);

(4)打印下载调停课通知及附件,分类存档。

4.教学工作量

(1)教学工作量审核、计算(四周一轮次);

(2)教学工作量发布(协同教务处实践教学办公室每四周发布一次);

(3)工作量报送至人事处(四周一轮次);

(4)提供教师查阅、核对工作量(四周一轮次);

(5)教学工作量存档(按学期);

(6)目标考核工作量计算、公示(按学年协同学校办公室12月份OA发布);

(7)职称评聘工作量计算、公示、修正、审核(协同组织人事处);

(8)人事处相关工作量数据测算。

5.教学管理文件、教学工作量办法和工作流程的制定与修订;

6.做好学校、教务处交办的其他临时性工作。

(三)教室管理岗

1.建立健全各项规章制度;

2.教室信息变更(每年4月份和10月份);

3.参与学校教学楼和教室的整体布局、规划;

4.统一协调教室的教学安排与使用;

5.规范《教室管理规定》、《教室文明守则》教室内位置摆放(协同各二级学院开学第一周);

6.监督检查教室课表张贴(开学第一周);

7.监督检查调停课通知张贴(定期协同学校教学督导办公室、教务处教学督导岗);

8.监督检查多媒体教室与设备按时开关情况(协同各二级学院、多媒体中心开学前两天);

9.监督检查教室桌椅、门窗、照明、电源插座、黑板、讲台等室内设施(协同各二级学院、各相关部门开学前两天);

10.监督检查教学必要设备是否齐全(协同各二级学院开学前两天);

11.落实教室的消防措施(协同总务处开学第一周);

12.统筹安排临时活动教室(协同八院两部);

13.打印临时活动通知单(协同八院两部);

14.打印教室使用登记表归档(按学期归档);

15.加强教室资源信息化和教室管理信息化建设;

16.做好学校、教务处交办的其他临时性工作。

(四)教学督导岗

1.负责期初(开学第一周)、月度(每月一次)及期末的教学检查并形成公文发布(协同学校办公室OA发布);

2.日常随机教学秩序检查(协同学校督导办及教务处教学运行办公室);

3.及时提出解决检查问题的建议和意见,并会同相关部门予以解决和处理;

4.根据学期教师、整体教学检查等方面的问题,提出有关意见和建议;

5.教学检查材料归档(按学期);

6.监督检查教室课表张贴(开学第一周);

7.监督检查教室调停课通知单张贴(定期协同学校教学督导办公室、教务处教学督导岗);

8.研究分析教师教学质量和学生学习状况,提出提高教学质量的建议与措施;

9.组织学生评教,整理数据并发布(协同学校办公室OA发布、教务处网站发布);

10.目标考核教学测评计算、公示(按学年协同办公室12月份OA发布);

11.职称评聘教学测评计算、公示、修正、审核(协同组织人事处);

12.参与学校有关的评优和评审工作(协同相关部门);

13.相关制度的制定和完善;

14.负责教学文件、教室情况及教师业务的档案管理;

15.做好学校、教务处交办的其他临时工作。

(五)教材管理岗

教材管理岗主要负责教材建设、教材研究、教材管理(包括校本教材)等业务。

1.根据学校各专业的培养目标、教学计划、教学大纲等情况,掌握学校整体教材现状和各二级院部对教材的需求,调整教材建设的发展方向;

2.负责经常性研究加强和改进教材各项工作的政策、措施和办法;

3.负责制定教材建设与选用质量标准;

4.负责主编教材、参编教材、校本教材的立项、审批;

5.组织申报国家级规划教材和省部级优秀教材的推荐工作;

6.负责转发或传达、落实教育部有关教材工作的各类文件,按上级要求报告学校教材工作情况;

7.负责收集优质获奖教材出版发行信息,组织每学期的教材征订工作,并督促各教学单位按教材选用规定上报订购教材、审核上报教材;

8.负责组织春秋两季教材的入库验收、分拣到班级、出库分发等工作;

9.负责教材帐目管理,做好教师和学生领用教材及有关教学资料的记帐工作;

10.做好教材余缺调剂、退书事宜;

11.负责各班级教材费的计算等工作;按学期建立学生教材使用清单等档案资料;

12.配合好财务处等相关部门做好每学期教材费收取等工作;

13.负责各班级、供货商、财务处等核对帐目等工作;

14.负责精品教材展的组织、策划、联络、开展等工作;

15.配合财务处等相关部门做好毕业班欠教材费的收缴工作;

16.负责学校计划外急用教材的采购、供应工作;

17.负责春秋两季库存教材的盘点工作;负责管理好书库,做到库内书籍分门别类、数目准确、条理整齐、卫生清洁;

18.负责教材仓库的防火、防水、防盗等安全工作;

19.负责完成学校、教务处交办的其它临时工作。

(六)学籍管理岗

1.负责新生学籍注册、在校生学年注册、毕业生学历注册

(1)秋季学期未开学前一周内,整理新生学籍信息。将新生入学信息按照学信网注册字段列表。

(2)将新生学籍信息导入教务管理系统中、各二级学院对新生分班后生成新生学号。将新生学号补充进表格作为原始表格使用。

(3)开学后,组织各二级学院班主任对班级学生信息进行第一次核对,主要核对内容为:学籍基本信息、是否到校、录取专业与实际专业是否相符、是否转专业、是否保留入学资格及原因。

(4)因征兵保留入学资格的学生,还需提供征兵地武装部正规表格;因为通过征兵而延迟入学的学生,可在新生正式开课两周内,携带网上打印征兵表格及未通过审核说明、个人取消保留入学资格申请说明,由所属班级班主任一同办理入学手续;因疾病保留入学资格的学生,需提供二级以上医院开具病例及暂缓入学建议。

(5)新生到校军训后,开始进行新生学籍第二次核对。核对人员为新生在校生,除保留入学资格、学籍异动学生外;核对内容为该生是否正常在校在班。

(6)在校生学年注册。教务系统导出在校生学籍信息,按照学信网上报数据字段生成表格,将表格分至各二级学院,由各二级学院班主任核对是否有学籍异常学生,学生本人签字核对信息及是否在校。

(7)欠费学生只能进行暂缓注册,缴费后申请变更为注册学籍。

(8)参军学生转段时间的确定以是否完成中专段学习为界限。

(9)毕业生学历注册。

    2.负责新生保留入学资格处理、在校生学籍异动审核、处理

(1)新生保留入学资格申请在每年秋季入学时办理,新生保留入学资格手续需本人及其家长(父母任意一方)连同该生应入班级班主任一同携带《新生保留入学资格申请表》在新生报到日起7个工作日内申请,过期视为放弃入学资格。

(2)在校生学籍异动需提交相对应的学籍异动表格,全程办理手续由班主任或辅导员陪同完成,退学手续需父母一方到场与学生一同办理。在校生学籍异动进行三次登记:原始表格登记、教务系统登记、学信网登记。各类异动申请表格在教务处网站“工作流程”及OA办公系统中。因病休学的学生,需要复印二级以上医院提供的建议休学证明。退学学生需附加提交手写退学申请书。

(3)参军未保留入学资格的学生,复学时补全手续,由当地武装部开具说明“为什么当时没有给开具保留入学资格申请表”,参军复学学生需提供《保留入学资格申请表》、《复学审批表》、学校回执、学生身份证原件及复印件、退伍证原件及复印件,在秋季开学日起两周内工作日办理。参军延期退伍需要提交延期申请,未提交延期申请不予保留学籍。

(4)因病复学学生需携带《复学审批表》二级以上医院病愈证明(传染疾病)或三级以上医院病愈证明(普通疾病),按照休学申请表申请返校时间一周内办理复学。

(5)申请退学需学生本人亲自送达申请书且父母一方在场,本人及父母一方都需签字、盖手印。

(6)学历证书一旦注册,学生身份就不是在校生,不可参加学校活动,辅修专业时间不可在毕业证书后。

(7)在校生信息修改时间为除大一第一学期及大三最后一学期外的其他学期,每年4、9月集中办理。涉及双重户口、双改的学生原则上不予处理。

(8)对于特殊类别学生,因录取环节原因造成的姓名、身份证号、性别等信息有误,需到省级招生部门更正招生录简表原件,然后按照信息修改程序进行学籍数据更正。

(9)在校生信息修改基本需七项材料,按照修改情况不同附加相应辅助材料,应注意:户口本完整,不可单独;真实性声明,笔迹真实;准考证原件,必须提供。学校需出具正式文件核实调查报告,明确核查内容、过程、结论。少数民族改汉族要审核加分减去后是否影响录取。

    3.负责毕业生信息审核、毕业生图像采集及毕业证书发放等相关工作

错过毕业生统一采集时间的学生,由学生自行去新华社规定采集信息点采集信息,并将照片交至学校。

    4.负责高基报表统计中学籍部分及其他各类学籍信息统计

   (1)协同院办完成高基报表中学籍相关部分统计工作;

   (2)无“学生管理子系统”的部门需要通过OA申请学籍学历数据;

   (3)已经安装“学生管理子系统”的部门可自行查找。

    5.负责中专段学生资助信息学籍数据上报及审核

    6.与学籍学历相关的其他工作

(1)提供学生录取档案查阅、复印;

(2)学生在籍证明、学历证明由各二级院部使用校办公室通用模板,教务处负责特殊情况学生的在籍、学历证明开具。

(七)国际交流岗

1.负责各类公派出国人员的选拔、派遣、教育管理工作。办理出国交换、访问、参加学术会议、合作研究等各类出国人员的审查、申报手续和管理工作。

2.负责来校工作的长期、短期专家和外籍教师的挑选、聘请、接待、办理外籍教师在华居留证、外国专家证、拟定聘任合同、教学安排、工作量计算及日常生活管理工作。

3.负责合作办学课程中方辅导老师的专业培训及队伍建设,合作课程中文教程编撰工作; 

4.对外交流学生材料保管及成绩认证管理;

5.负责学籍、交流生及考试相关档案的整理、保存。

(八)考务管理岗

1.负责组织期末考试及补考、毕业前清考、结业生补考等常规考试工作

(1)期末考试安排应为每学期放假前60天公布。教务处统一安排统考时间、监考人员。各二级院部按照考试科目需要安排具体考场。设置排考参数中的考试轮次、考试时间(只选用夏季时间)、删除不使用的场次、设置考场容量(考场容量=教室容量*50%)发布考试工作通知,含各项工作时间。在教务系统锁定可用空闲教室、调整各院部上交的课程考试时间、智能安排监考人员后辅助安排监考人员、查看监考情况。发布考试安排、教师监考场次名单、特殊科目考试名单。

(2)每学期补考时间为开学后第二周周一至周天。由教务处统一发布安排计划,各院部按照相应计划进行组织。

(3)结业生补考时间为每年10月底左右,由教务处统一发布考试通知。参加毕业清考的学生应携带身份证原件、结业证书,在规定考试时间内参加补考,补考成绩合格者,在两个月内办理结业证书更换毕业证书。因个人原因错过补考的,不予单独进行补考安排。没有在补考期间上交结业证书的学生,无法申请毕业证书更换。

    2.负责组织单独招生考试、专本贯通培养考试等入学资格考试;

    3.负责组织计算机等级考试(NCRE)、英语等级考试(PETS)等资格证考试;

    4.负责组织普通专升本培训及考试报名、审核工作;

    5.负责学校承办的各类社会考试的组织工作

    6.负责考风考纪及违规违纪学生的作弊处理工作

(1)负责认定学生考试违规违纪行为,半天公布。

(2)负责记录教师违反考风考纪行为。

    7.负责各项成绩相关工作

(1)设置成绩录入流程,规定成绩录入时间。

(2)补考成绩由各院部教学秘书单独录入。基础课补考成绩由课程承接部门教学秘书录入(创新创业指导中心承接课程的补考成绩由补考学生所在二级院部教学秘书完录入)。

(3)学生成绩单由各二级院部审核打印后盖二级院部章,再盖教务处章。

    8.负责学分、绩点管理相关工作;

    9.购买、保管和发放各种办公用品;

    10.负责教务处档案室的管理;

(九)校外考试组织工作岗

1.发布考试相关文件通知各二级院部;

2.根据考试规模需要,分配给各院部需提供的监考老师数量,并通知各院部在规定时间内汇总到教务处;

3.确定考试场地,并通知各院部辅导员检查所需教室情况,包括教室是否因改建不能作为考场、教室桌椅情况、教室卫生情况以及教室确认教室钥匙可用后将钥匙装信封送到教务处负责人处;

4.根据确认的监考教师及考试场地,分配监考老师到各考场。完成考试安排后,报考试中心,此后不再接受监考人员变更;

5.确定各考点考务室、主考官及相关协助学生会学生;

6.联系学校广播站,确认好人员并在考试前半小时广播考试注意事项;

7.联系校医务室、保卫处和食堂做好相关后勤保障工作;

8.在规定地点挂考试相关横幅;

9.学校门口及显著位置安放考点布局图。各考点门口显著位置,需张贴考试注意事项;

10.由学生会学生协助,粘贴个考场和考务室的标识以及座位号,并平均分配屏蔽仪;

11.考试期间,需安排人员留守教务处,接受考生求助及举报电话并做好详细记录;

12.考试结束后确认屏蔽仪、钥匙的数量并进行回收;

13.负责汇总新闻稿并进行网站的发布和上传。